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Rechtsformen für Freelancer in der Schweiz


Du hast dich also dazu entschieden, zukünftig als Freelancer durchzustarten. Glückwunsch! Damit ist der erste Schritt auch schon getan! Bevor es nun aber richtig an die Arbeit gehen kann, gilt es da noch eine letzte Hürde zu nehmen: die Eintragung als Unternehmer und die Wahl der Rechtsform. Diese Entscheidung kann auf den ersten Blick beängstigend wirken. Welches Risiko gehe ich damit ein? Welche Voraussetzungen gelten? Welche Rechtsform passt zu meiner Situation? Bei genau diesen Fragen wollen wir dir hier einen kleinen Guide geben. Du wirst sehen: so kompliziert ist die Sache gar nicht!

Die Rechtsformen der Schweiz

In der Schweiz gibt es grob gesagt vier Rechtsformen. Diese sind:

Die letztgenannte, die Kollektivgesellschaft, fällt für die allermeisten Freelancer gleich raus, da an diesen immer mehr als eine Person beteiligt sein muss. Das machte die Sache mit drei Optionen doch schon recht übersichtlich! Schauen wir uns also die Unterschiede, Vor- und Nachteile dieser Rechtsformen etwas genauer an. diesen immer mehr als eine Person beteiligt sein muss. Das machte die Sache mit drei Optionen doch schon recht übersichtlich! Schauen wir uns also die Unterschiede, Vor- und Nachteile dieser Rechtsformen etwas genauer an.

Die Einzelfirma

Für lange Zeit war die Einzelfirma für Schweizer Freelancer die einzig echte Wahl. Wie der Name schon sagt, ist diese Rechtsform ja auch für einzelne Unternehmer gedacht. Man ist also als Freelancer der einzige Beteiligte an der Firma, haftet auch persönlich für diese und es gibt keine finanziellen Beteiligungen von aussen. Die Einzelfirma ist für Freelancer besonders attraktiv, weil es hier kein Mindest-Grundkapital gibt, welches man erst mal einzahlen muss. Man muss für die Firma auch keine getrennten Steuern zahlen, sondern kann alles mit der privaten Steuererklärung erledigen. Die Nachteile sind dagegen, dass man die Einzelfirma eben gezwungen alleine führen muss und auch seinen Namen im Firmennamen tragen muss. Ausserdem haftet man auch unbeschränkt mit dem eigenen Vermögen. Für die meisten überwiegen aber dennoch die Vorteile. Die Einzelfirma ist immer noch die beliebteste Wahl unter Schweizer Freelancern. Einzelfirmen dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen. Mehr dazu im nächsten Artikel.

Die GmbH

Mit der GmbH haben Freelancern dennoch eine zunehmend interessante Alternative. Seit gut zehn Jahren ist es nämlich als Einzelperson möglich, eine GmbH zu gründen – man braucht keine weiteren Gesellschafter mehr. Die persönliche Haftung ist, wie das „b“ im Namen verrät, dabei beschränkt. Man haftet also nicht als Privatperson, sondern nur mit seinem Stammkapital. Damit sind wir aber auch schon bei den Nachteilen. Zur Gründung einer GmbH müssen nämlich erstmal 20.000 Franken als Stammkapital hinterlegt werden. Auf diese hat man zwar nach Firmengründung gleich wieder Zugriff, trotzdem muss man diese Menge Geld erst mal aufbringen. Zusätzlich muss man die Gewinne einer GmbH auch getrennt versteuern. Da man aber als Gesellschafter trotzdem auch eine private Steuererklärung abgeben muss, kann es hier zu unangenehmen Doppelbesteuerungen kommen. Hat man das Kapital allerdings verfügbar oder möchte man weitere Partner in die Firma aufnehmen, bietet die GmbH dennoch gewichtige Vorteile. Die Buchhaltung, welche man als GmbH führen muss, ist zudem komplexer wie die als Einzelfirma.

Die AG

Bei AGs ist die Sache schon komplizierter, weshalb nur sehr wenige Freelancer diesen Weg gehen. Erstmal braucht man hier schon 50.000 Franken, um überhaupt loszulegen. Und auch wenn man eine AG theoretisch als alleiniger Aktionär führen kann, macht die Rechtsform am meisten Sinn, wenn man auch tatsächlich Aktien auflegt. Durch die beschränkte Haftung und die Möglichkeit, einfach an frisches Eigenkapital zu kommen, bieten AGs natürlich zahlreiche Vorteile – für die meisten Freelancer kommen diese aber nicht zum Tragen. Zudem muss eine AG einen Verwaltungsrat haben.

Fazit

Du siehst, alle drei Rechtsformen haben ihre Vor- und Nachteile. Die AG ist für die Allermeisten aufgrund der hohen Kosten keine echte Option. Eine GmbH kann sich dagegen dank der beschränkten Haftung durchaus lohnen, wenn man denn das nötige Stammkapital aufbringen kann. Die meisten Freelancer entscheiden sich aber – vor allem am Anfang – nach wie vor für die Einzelfirma.

Stundensatz berechnen für Selbstständigerwebende


Der Stundensatz. Er hat schon vielen Selbständigen schlaflose Nächte bereitet. Gerade am Anfang weiss man nicht so recht, wie viel man überhaupt verlangen kann, was die Konkurrenz verlangt, was in der Branche üblich ist. Da ist es klar, dass erstmal Verwirrung vorherrscht. Doch eine Grundregel gilt immer: Brutto ist (leider) nicht gleich Netto!

In diesem Artikel möchten wir dir einen Überblick geben, welche Steuern, Versicherungen und sonstigen Kosten du bei der Berechnung deines Honorars berücksichtigen musst.

Steuern

Als Selbständiger bist du in der Schweiz natürlich steuerpflichtig. Wie du deine Steuererklärung als Selbständiger ausfüllst, erfährst du hier. Du zahlst alle Steuern auf einmal im nächsten Jahr, zumindest wenn du keine Vorzahlungen getätigt hast. Du musst es nur erstmal zur Seite legen. Doch wie viel genau? Schauen wir uns mal an, welche Steuern du in der Schweiz berücksichtigen musst.

Direkte Bundessteuer

Die direkte Bundessteuer geht, wie der Name schon sagt, direkt an den Bund. Ihre Höhe hängt davon ab, wie viel zu versteuerndes Einkommen du hast. Um die ungefähre Höhe zu berechnen, nimm dein geschätztes Jahreseinkommen und ziehe alle Betriebskosten davon ab. Nun kannst du online deine Steuer berechnen.

Staats- & Gemeindesteuern

Auf die Bundessteuer musst du nun noch die Staats- und Gemeindesteuern aufrechnen. Verwende zur Einschätzung das gleiche Prinzip wie bei der Bundessteuer. Die Steuersätze sind vom Kanton und der Gemeinde abhängig. Links zum Online-Berechnungstool findest du auf der Website deiner Gemeinde oder auch hier.

Allenfalls bist du auch noch Kirchensteuerpflichtig. Die Beiträge sind aber relativ klein. Du kannst sie ebenfalls auf der Website deiner Gemeinde finden.

Zusammenfassend

All diese Steuern, beziehungsweise die Prozentsätze, rechnest du nun zusammen. Am Ende des Monats legst du dieses Geld dann zur Seite, am besten auf ein separates Konto. Zur einfacheren Berechnung kannst du auch einfach ein Zwölftel der Steuern des Vorjahres zur Seite legen und dafür einen Dauerauftrag einrichten. Den monatlichen Steuerbetrag solltest du bei deiner Honorargestaltung aber auf jeden Fall im Kopf behalten!

Versicherungen

Der zweite grosse Punkt, den du für deinen Stundensatz bedenken musst, sind Versicherungen. Als Arbeitnehmer wirst du in der Schweiz ja automatisch bei der AHV/IV angemeldet und Berufsunfallversichert bist in den meisten Fällen auch. Als Selbständiger gibt es nun ebenfalls Versicherungen, die für dich obligatorisch sind. Du musst sie aber selbständig abschliessen. Zusätzlich gibt es aber auch zahlreiche freiwillige Versicherungen, die sich für dich lohnen können.

Obligatorische Versicherungen

Als Schweizer Selbständiger musst du obligatorisch in der Alters- und Hinterlassenen­versicherung/Invaliditäts­versicherung/Erwerbs­ausfall­entschädigung (AHV/IV/EO) versichert sein. Da es in deinem Fall aber keinen Arbeitgeber gibt, der 50% der Beiträge einzahlt, bist du hier selbst für die Einzahlung zuständig. Diese Kosten solltest du in deinen Stundensatz einrechnen.

Freiwillige Versicherungen

Natürlich gibt es neben den obligatorischen Versicherungen auch noch andere Versicherungsmöglichkeiten, die sich für Selbständige lohnen können. Wir werden diese Versicherungen in einem anderen Artikel im Detail besprechen, hier aber eine kurze Aufzählung: Krankentaggeldversicherung, Berufsunfallversicherung, Lebensversicherung (Ersatz für 2te Säule), Rechtsschutzversicherung, Haftpflichtversicherung, usw.

Hast du dich erstmal für ein Paket an Versicherungen und Vorsorgeprodukten entschieden, solltest du diese natürlich auch in der Honorarplanung berücksichtigen. Am Ende des Monats wandert das Geld am besten auf ein separates Konto. Damit bist du finanziell voll abgedeckt und erlebst am Jahresende sicher keine bösen Überraschungen wenn die Rechnungen kommen.

Zusätzliches Sparen

Neben allen Steuern und Versicherungen gibt es natürlich noch andere Gründe, Geld zur Seite zu legen. Ganz wichtig sind hier deine persönlichen Sparziele für die Altersvorsorge (wenn nicht genügend versichert) oder zukünftige Anschaffungen. Was möchtest du in den nächsten Jahren erreichen? Ein neues Auto kaufen? Ein Haus bauen? Andere grosse Anschaffungen? Für all das musst du regelmässig Geld sparen. Auch hier gilt: Am Besten überweisst du das Geld auf ein separates Konto.

Ferien

Zu guter Letzt willst du als Selbständiger aber natürlich auch nicht 365 Tage im Jahr arbeiten. Klar, du hast immer die Möglichkeit, dir in Deadline-Vereinbarungen mit deinen Kunden ein paar Tage freizuschaufeln. Aber wäre ein richtiger Urlaub nicht trotzdem schön? Das solltest du dir auf jeden Fall ermöglichen und auch dafür Geld zur Seite legen. Diese regelmässigen Ausgaben müssen dir bei der Honorarplanung klar sein. Wenn du 4 Wochen pro Jahr Ferien machen willst, dann musst du dafür genügen Geld auf der Seite haben.

Die erste Steuererklärung als Freelancer/in (Einzelfirma)


Du hast dich als Einzelfirma (Personengesellschaft) angemeldet, hast deine ersten Aufträge gemeistert und stehst nun vor der Herausforderung, deine Steuererklärung als Selbstständige/r einzureichen? Keine Sorge, wenn du ein paar Punkte beachtest, unterscheidet sich der Prozess nicht allzu sehr von deiner üblichen Steuererklärung.

Deine Einzelfirma ist kein eigenes steuerliches Subjekt

Gute Nachrichten! Einzelunternehmen gelten steuerrechtlich nicht als eigenständige juristische Person. Das bedeutet, dass du keine separate Steuererklärung für dein Unternehmen ausfüllen und dich nicht mit Gewinn- oder Kapitelsteuern befassen musst. Das betrifft nämlich nur Firmen, die als AG oder GmbH angemeldet sind.

Als Freelancer in einer Einzelfirma gibst du das Einkommen aus deiner selbstständigen Arbeit in deiner üblichen Steuerdeklaration an. Dazu musst du ein Hilfsblatt beilegen, das Auskunft über die Bezüge aus deinem Unternehmen gibt. Je nach Kanton ist der Titel des Formulars ein wenig anders, im Kanton Zürich beispielsweise läuft es unter dem Titel „Hilfsblatt A“, im Aargau unter „Fragebogen Selbstständig Erwerbende“. An der Einreichungsfrist (und an der Fristerstreckung) ändert sich also nichts und auch als Selbstständige/r ist bis Ende März die Steuererklärung des Vorjahres fällig.

Das Formular besteht in zwei Versionen (oder hat zwei Abschnitte), abhängig davon, ob du zur kaufmännischen oder der vereinfachten Buchführung verpflichtet bist. Das ist einfach zu entscheiden: Erwirtschaftest du mit deiner Einzelfirma mehr als 500’000 CHF Umsatz im Jahr, musst du die kaufmännische Buchführung (mit Bilanz und Erfolgsrechnung) leisten. Wenn es weniger Umsatz ist, reicht eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, also die vereinfachte Buchführung.

Privates und Geschäftliches muss sauber getrennt werden

Unabhängig von der Art der Buchführung gilt das Prinzip Gewinn = Einnahmen – Ausgaben und versteuert wird der Gewinn deiner Einzelfirma. Du kannst also alle Ausgaben, die dein Unternehmen nötig macht, von deinen Einnahmen abziehen. Doch wie so oft im Leben ist es wichtig, Privates und Geschäftliches zu trennen. Nur Ausgaben, die einen klaren Bezug zum Unternehmen haben, dürfen auch abgezogen werden. Die Steuerbehörde kennt keinen Spass: Falsch deklarierte Privatausgaben werden nachträglich als zu spät angegebenes Einkommen gewertet und ziehen gegebenenfalls Strafsteuern nach sich.

Das Hilfsblatt/der Fragebogen für Selbstständigerwerbende

All die Angaben zu deiner selbstständigen Tätigkeit werden im Hilfsblatt eingetragen und der Steuererklärung beigelegt. Auf den Websites der Steuerämter des jeweiligen Kantons, wo du die Formulare herunterladen kannst, sind in der Regel auch Merkblätter beziehbar. Diese erläutern Sonderfälle – was du zum Beispiel tun musst, wenn dein Geschäftsjahr mehr oder weniger als die üblichen 12 Monate umfasst – und guiden dich durch jeden Abschnitt des Formulars.

Beilagen zu deiner Steuererklärung als Selbstständige/r

Die Reihe an Beilagen zur Steuererklärung kennst du bereits, wenn du als Privatperson deine Steuern selbst gemacht hast. Diese Unterlagen bleiben die gleichen, einziger Unterschied ist der Lohnausweis. Wenn du bisher in einem Anstellungsverhältnis als Arbeitnehmer beschäftigt warst, musstest du deinen Lohnausweis einreichen. Das erübrigt sich mit der Angabe, welchen Gewinn deine Einzelfirma am Ende des Jahres erwirtschaftet hat, denn diese Summe entspricht neu deinem Lohn.

(Anders wäre es, wenn du eine AG oder GmbH gegründet hättest, hier wärst du quasi bei deiner eigenen Firma angestellt und müsstest dir selbst einen Lohnausweis ausstellen, den du dann einreichen könntest.)

Um deinen ausgewiesenen Gewinn nachvollziehen zu können, musst du dem Steueramt die Unterlagen deiner Buchhaltung unterzeichnet beilegen. Hier unterscheiden sich wieder die Fälle der kaufmännischen und vereinfachten Buchführung:

Ein sorgfältiges Ablagesystem ist unabdingbar! Da du über 10 Jahre auskunftspflichtig bist, musst du die entsprechenden Belege so lange aufbewahren. Und denk an den obersten Grundsatz der Buchhaltung: keine Buchung ohne Beleg.

Mehrwertsteuer

Unabhängig von der Rechtsform deiner Freelace-Tätigkeit, ist dein Unternehmen ab einem Umsatz von 100’000 CHF mehrwertsteuerpflichtig. Sobald absehbar ist, dass diese Grenze in den nächsten 12 Monaten überschritten wird, empfiehlt es sich, den Fragebogen der Steuerverwaltung auszufüllen und frühzeitig zu reagieren: Fragebogen ESTV.

Abzugsmöglichkeiten

Je mehr du als Ausgaben abziehen kannst, desto weniger musst du versteuern. Kosten für das Website-Hosting, die Miete für dein Office, Arbeitsmaterial oder Schulungen sind eindeutige Geschäftsausgaben und können mit den entsprechenden Belegen problemlos abgezogen werden. Denk daran, Privates und Geschäftliches nicht zu vermischen. Reisen etwa, die einen Geschäftszweck erfüllen, können verrechnet werden. Private Reisen natürlich nicht! Restaurantbesuche mit Geschäftspartnern ja, private natürlich nicht – du verstehst das Prinzip.

Es gibt einige Grauzonen wie den Geschäftswagen oder einen Laptop, den du auch privat nutzen kannst. Solches Equipment kann als Abschreibung auf einige Jahre verteilt werden. Die Abschreibungssätze variieren je nach Kanton und abhängig vom Gegenstand jährlich von 2% (z.B. Geschäftshäuser) bis 45% (z.B. Werkzeuge).

Ein Tipp: Überlege dir, ob sich Leasing für dich lohnt. Leasinggebühren können nämlich komplett als Ausgaben verbucht werden. Statt also ein eigenes Gerät oder Fahrzeug zu kaufen und über Jahre abzuschreiben, kann es dich steuerlich günstiger kommen, wenn du „mietest“.

Ausserdem steht es dir zu, Beträge für Rückstellungen einzukalkulieren. Wenn du weisst, dass noch eine grosse Investition geplant ist, oder eine Nachzahlung (von der AHV oder Mehrwertsteuer) fällig wird, kannst du dies in deiner Buchhaltung als Rückstellung reservieren.

Mit ein wenig Geduld, gründlicher Vorbereitung und den richtigen Formularen, sollte die Steuererklärung als Freelancer/in nicht lange dauern. Falls du dich fragst, ob du die Zeit, die du dafür aufgewendet hast, in Abzug bringen kannst: leider nein. Nur AGs oder GmbHs können die bezahlten Steuern (und den Organisationsaufwand) vom Unternehmungsgewinn abziehen.

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